Ein Notfallordner sorgt dafür, dass ein Notfall organisatorisch perfekt läuft

Worum es auf dieser Seite geht

Sie sind jetzt soweit, das Thema Notfall und seine Regelung an sich heranzulassen.
Das ist nicht selbstverständlich und zeigt, dass Sie nun an dem Punkt sind,
ernsthaft über den Schutz Ihres Vermögens und Ihrer zu sorgen.

• Wenn heute etwas passiert, bekomme ich dann den notwendigen Schutz,
  den ich mir vorstelle ?
• Wissen mindestens zwei Menschen, wo meine Notfallanweisungen und Notfallvorkehrungen zu finden sind und was sie tun sollen ?
• Und ist alles so geregelt, dass im Ernstfall nicht diskutiert,
  sondern in meinem Sinne gehandelt wird ?

Diese Fragen lassen auch Sie mittlerweile nicht mehr los ?

Dann finden Sie hier eine einfache, praktikable und sichere Lösung.
Meinen Roten Ordner.
Ein auf das Nötige und Wirksamste reduzierter Notfallordner.

Er hat eine einzige Aufgabe:
Handlungsfähigkeit im Notfall,
und zwar in den ersten Stunden und in den ersten Tagen.

Mehr interessiert im Notfall erst einmal nicht.
Alles, was darüber hinausgeht, gehört nicht hierhin.
Dafür gibt es den Arlt’schen Vermögensordner.

Ein Notfallordner ist dafür da, dass im Notfall in Ihrem Sinne gehandelt wird.

1. Vorüberlegungen:
   1.1 Warum es Notfallordner gibt
   1.2 Vorsorgeordner vs. Notfallordner vs. Vermögensordner
   1.3 Inhalt von funktionierenden Notfallordnern
   1.4 Die 8 häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet
   1.5 Das Domino-Prinzip
2. In 3 Schritten zum Notfallordner:
   2.1 Sie machen sich im Vermögensordner diese Gedanken über:
   a) was in den ersten 48 Stunden und in den ersten Tagen getan werden soll
   b) Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Kontovollmacht für liquides Konto
   c) Ihre Notfallverantwortlichen
   2.2 Auslagerung aus dem Vermögensordner in den Notfallordner
   2.3 Die Notfallverantwortlichen werden instruiert
3. In 3 Schritten den Notfall erfolgreich bewältigen:
   3.1 Mit der Notfallkarte wird der Notfallprozess sofort begonnen
   3.2 Die Notfallverantwortlichen kommen zum Notfallordner und finden ihn sofort
   3.3 Sie handeln nach Ihren Anweisungen, die im Notfallblatt hinterlegt sind
   
4. Einbettung:
   Die Notfallbeherrschung ist Teil eines Systems.
   Sie ist Baustein im Arlt’schen Vermögensordner.

1. Vorüberlegungen

1.1 Warum es Notfallordner gibt

Warum machen Sie sich die Mühe, einen Notfallordner zu erstellen ?
Was treibt Sie an ?
Was wollen Sie damit erreichen ?

Etwa dies:

• ich will, dass in einem Notfall kein Chaos ausbricht,
• ich will, dass meine Wünsche und mein Willen respektiert werden,
• ich will, dass meine Familie mental nicht unnötig durch Fehler belastet wird.

So würde ich antworten.
Und so antworten auch die meisten meiner Mandanten.

Das bedeutet also, dass der Notfall sehr gut durchdacht wird.
Und dass ein Rad ins andere greift.
Oder, dass er wie am Schnürchen läuft.

Und dann stellen Sie sich bitte noch folgende Fragen:

• soll ich hierzu stunden- und tagelang Papier beschriften ?
• mit Informationen, die zum Teil glasklar und nicht erwähnenswert sind, die eine Halbwertszeit von Wochen haben und im Zweifel nie aktualisiert werden ?
• und dann weiß trotzdem niemand, wie er sich im Ernstfall wirklich verhalten soll ?

Menschen, die sich mit Notfallordnern beschäftigt haben, setzen diese meistens nicht um.
Weil diese vielen Seiten Papier in kein System eingebettet sind.
Weil sie viel zu viel abfragen.

Informationen, die wahrscheinlich sogar in keinem Notfallordner etwas zu suchen haben.

Mein Notfallordner ist bewusst anders.
Er setzt eine Priorität.

Eine einzige Priorität:
Handlungsfähigkeit im Notfall !

1.2 Notfallordner vs. Vermögensordner

Menschen, besonders Menschen mit einem Vermögen, das sie selber aufgebaut haben, spüren irgendwann, dass sie zum Schutz dieses Vermögens und ihrer Familie aktiv werden müssten.

Dieses Wissen führt dann zu dem Gefühl, unbedingt etwas tun zu müssen.
Wenn es gut läuft, kommt es auch zu ersten Taten.

So wird vielleicht ein Notfallordner aus dem Internet heruntergeladen.
Man fängt an, diesen auszufüllen.

Es ist aber sehr viel auszufüllen.
Und oft ergibt sich der Sinn dieses Ausfüllens nicht, da vieles, was notiert wird,
in Windeseile veraltet ist und wieder aktualisiert werden müsste.

Aber, immerhin, man hat angefangen.
Und für eine Weile das gute Gefühl, schon „etwas gemacht“ haben.

Tatsächlich, ein Anfang ist besser als nichts.

Was geschieht dann aus dem Anfang ?
Es gibt einzelne Dokumente.
Und erste, bestimmte Vorstellungen.

Aber, es ist nicht fertig.

Und im entscheidenden Moment, einem plötzlichen Notfall,
ist nicht klar, was wirklich da ist, wo es ist, was fehlt und was als Nächstes zu tun ist.

Ein Vermögensordner ist mindestens genauso wichtig.
In ihm findet sich Ihr finanzielles Leben wieder.
Nur ist er eben nicht für den Notfall gemacht.

Für den Notfall ist nur der Notfallordner gemacht.

1.3 Inhalt von funktionierenden Notfallordnern

Ihr Notfallordner hat eine einzige Aufgabe.
Eine.

Nämlich die, dass im Notfall sofort gehandelt werden kann.
Die nötigen Vollmachten müssen griffbereit sein.
Die handelnden Personen müssen wissen, was zu tun ist.
Es soll so laufen, wie Sie es sich vorgestellt haben.

In der Praxis sieht man aber anderes.

Begeben Sie sich im Internet auf die Suche nach dem Thema Notfallordner.
Was Sie finden ist erschlagend.
Was für eine Menge an Informationen erfragt wird.
Und wie viel Triviales.
Erstens füllt das kein Mensch alles aus und zweitens wird es erst recht von niemand regelmäßig aktualisiert.
Jedenfalls ging es mir so: Idee gut, Ziel verfehlt.

Sparen Sie sich diese Zeit lieber.
Und konzentrieren sich auf das wirklich Wichtige.
Auf das, was im Notfall zählt.

Damit das funktioniert, braucht es einen funktionierenden Prozess.
Und eine Einbettung in ein System.
Wie das genau geht, das zeige ich Ihnen.

Noch einmal, weil es mir so wichtig ist:
Der Notfallordner ist für eine einzige Aufgabe gemacht:

Maximale Handlungsfähigkeit.

Damit diese Handlungsfähigkeit gegeben ist, ist der Notfallordner aufgebaut:

a) ganz vorne: das Notfallblatt

Das Notfallblatt ist die Seite, die im Ernstfall als Erstes gelesen werden muss.

Es ist für die im Notfall integrierten Menschen.
Diese wissen durch das Notfallblatt

• was der Notfallordner ist,
• welche Dokumente enthalten sind,
• persönliche Worte von Ihnen,
• Ihre Anweisungen.

b) danach: Fach mit „Vollmachten“

Jetzt kommen die Vollmachten, die benötigt werden.

Sie brauchen

• die Vorsorgevollmacht,
• die Patientenverfügung,
• die Bankvollmacht für ein Konto, das im Notfall liquide ist und für eine Weile genügt.

c) danach: Fach „medizinisch“

Das ist schon fakultativ.
Trotzdem können Sie hier eine Liste der wichtigsten Medikamente niederschreiben.
Ebenso Allergien und ernsthafte Erkrankungen.

Mehr nicht ?!

Ich sage es hier noch einmal und mit Ausdrücklichkeit,
in den Notfallordner gehören keine:

Kontenlisten, Depotübersichten, Vermögensaufstellungen
Versicherungsübersichten, Vertragslisten, Ordnerkopien,
Immobilienunterlagen, Darlehensunterlagen, Grundbuchauszüge, Gutachten
Passwortlisten, PINs, Zugänge, „Für alle Fälle“-Papierberge.

1.4 Die 8 häufigsten Fehler und wie man Sie vermeidet

Perfektionismus: gut gemeint heißt schlecht gemacht

Ein menschlicher Reflex:
Wenn schon, dann richtig.

Das ist aber nicht gut.
Richtig heißt für Perfektionisten nämlich, möglichst viel zu erledigen.
Dann besteht aber die Gefahr der Verzettelung, die Gefahr des Nicht-Fertigwerdens und die Gefahr, dass der Notfallverantwortliche nicht durch die Gedanken des Perfektionisten schaut.

Sie brauchen sich aber gar nicht zu verzetteln.
Lassen Sie sich sich nicht von den telefonbuchdicken Ordnern beeindrucken.

Weniger ist mehr.
Für den Notfall müssen Sie Nur-Das-Wichtigste vorbereitet haben.

Ich zeige Ihnen nun die 8 beliebtesten Fehler und die richtige jeweilige Handlung:

Fehler 1:
Der Notfallordner wird zu dick

Man fängt gut an.
Und dann kommt:
„Wenn ich schon dabei bin …“

Versicherungen, Kontoauszüge, Kopien, Listen, alte Briefe, noch ein Register, noch ein Zettel.

Am Ende haben Sie einen dicken Ordner.
Der doch nicht vollständig ist, der vielleicht nicht aktualisiert wird.
Und der, weil die Schwerpunkte kaum sichtbar sind, verwirrend ist.

Was Sie stattdessen tun:
Halten Sie den Notfallordner klein:
Notfallblatt + Vollmachten + Patientenverfügung + Bankvollmacht für ein Notfallkonto.

Mehr nicht.
(Und doch so viel)

Fehler 2:
Der Notfallordner enthält Vermögensinformationen

Was Sie stattdessen tun:
Im Notfallordner steht zum Vermögen ?
Nichts (!).

Dafür gibt es den Vermögensordner.

Fehler 3:
Sie haben keinen Haupt-Notfallverantwortlichen ausgewählt

Was Sie stattdessen tun:
Sie bestimmen eine Person als die Hauptverantwortliche.
Diese Person führt durch Ihren Notfall.
Und entscheidet.

Für den Fall der Fälle bestimmen Sie eine zweite Person,
wenn die erste Person ausfällt.
Und sicherheitshalber eine dritte.

Fehler 4:
Zu gut versteckt und niemand informiert

Viele verstecken den Ordner so gut, dass er im Ernstfall nicht auftaucht.
Safe, Bankschließfach, „liegt im Büro“, „irgendwo im Schrank“.

Was Sie stattdessen tun:
Halten Sie den Ordner schmal.
Dann müssen sie ihn auch nicht verstecken.

Informieren Sie die Notfallverantwortlichen, wo Sie den Roten Ordner haben.
Und machen Sie diesen Ort für die Vertrauenspersonen erreichbar.

Fehler 5:
Das Notfallblatt ist zu lang oder fehlt

Was Sie stattdessen tun:
Das Notfallblatt ist eine Seite.
Es benennt Zuständigkeit, die drei Dokumente und ein paar klare Sätze von Ihnen.

Fehler 6:
Zu viele Kopien an zu vielen Orten

Was Sie stattdessen tun:
Lieber ein eindeutig benannter Platz.
Maximal noch eine Kopie, dann aber genau auf gleiche Version und gleiches Datum achten.

Fehler 7:
Niemand wird informiert

Was Sie stattdessen tun:
Sagen Sie Ihrer Vertrauensperson:
Ich vertraue Dir voll und ganz.
Ich habe den Roten Ordner für Dich vorbereitet.
Darin findest Du alles, was Du brauchst, inclusive meiner Anweisungen.

Fehler 8:
Sie werden nie fertig

Was Sie stattdessen tun:
Durch das immer wieder Hinweisen im Vermögensordner und dadurch,
dass ich den Notfallordner auf seine Kernfunktion (Nur-Das-Wichtigste) konzentriert habe, steigen die Erfolgswahrscheinlichkeiten enorm, dass auch Sie für den Notfall vorbereitet und so geschützt wie möglich sind.

1.5 Das Domino-Prinzip und der Notfall

Wie funktioniert ein Domino-Spiel ?

Jemand stößt den ersten Stein an.
Der erste Stein bewegt sich und stößt den zweiten Stein an.
Der zweite Stein stößt den dritten Stein an.

Und am Ende haben sich die Steine so bewegt, wie Sie es geplant war.

Genau so muss auch ein Prozess funktionieren.

Sie wollen wissen, wie ein solcher Prozess für einen Notfall aussieht ?
Kein Problem, hier kommt die genaue Anweisung.

Es gibt drei Steine:

Stein 1: die Notfallkarte
Dadurch werden die richtigen Personen angerufen.

Stein 2: der Notfallverantwortliche
Er weiß, wie er sich im Notfall zu verhalten hat
und wie er zum Notfallordner gelangt.

Stein 3: der Notfallordner
Hier findet der Notfallverantwortliche Ihre genauen Anweisungen und benötigten Dokumente.

2.
In 3 Schritten zu Ihrem Notfallordner

2.1
Sie machen sich im Vermögensordner Gedanken über:

a) was in den ersten 48 Stunden und in den ersten Tagen getan werden soll

Ein Notfallordner kann sehr gut gemacht sein.
Register, Struktur, Unterlagen, alles ordentlich.

Und trotzdem gibt es den Moment, in dem das zweitrangig wird:
die ersten Stunden nach dem Notfall.

Ihre Familie steht unter enormen Stress.
Es sind vielleicht sogar lebenswichtige Entscheidungen zu treffen.

Genau für diesen Moment habe ich das Notfallblatt entworfen.
Eine einzige Seite, die ganz oben in Ihrem Notfallordner liegt.

Hiermit fassen Sie das Wichtigste für Ihre Familie zusammen.
Sie weiß sofort, dass die wichtigen Dokumente da sind.
Und wie sie Ihren Willen respektieren und befolgen kann.

Die 48-Stunden-Perspektive zwingt zu Klarheit:

Was ist jetzt wichtig und zu erledigen ?
Was muss heute oder morgen passieren ?
Welche Personen sind zu integrieren und was müssen sie wissen,
damit alle für Sie handlungsfähig sind ?

b) über Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Kontovollmacht für ein liquides Konto

So instruieren Sie Ihre Familie, Ihre Notfallverantwortlichen am besten:

„Alle für den Notfall nötigen Dokumente findest Du hier in diesem Ordner:

• Vorsorgevollmacht,
• Patientenverfügung,
• Bankvollmacht für ein Konto, das für Notfälle vorgesehen ist.

Medizinische Entscheidungen laufen über die Patientenverfügung und die bevollmächtigte Person.

Mehr brauchst Du im Notfall nicht.“

c) Ihre Notfallverantwortlichen

Nennen Sie hier diejenigen, die Ihnen im Notfall helfen sollen.
Denen Sie vertrauen.
Und denen Sie es zutrauen, richtig zu entscheiden und zu handeln.

Entscheiden Sie bitte auch, wen Sie als 1. Person bestimmen.
Der schlussendlich entscheidet.

Zur Sicherheit bestimmen Sie noch eine zweite und vielleicht auch eine dritte Person,
die handeln, wenn die erste Person ausfällt.

2.2
Auslagerung aus dem Vermögensordner in den Notfallordner

Der Notfallordner enthält nur das, was für den Notfall unbedingt benötigt wird.
Mehr nicht.

Durch diese Reduktion stellen Sie sicher, dass der Notfall beherrschbar ist.

Sobald Sie die Gedanken zu Schritt 1 abgeschlossen und zu Papier gebracht haben,
nehmen Sie diese „Anweisungen für den Notfallordner“ aus Ihrem geschützten Vermögensordner heraus und bestücken damit den schmalen Roten Ordner.

Diesen Roten Ordner stellen Sie dorthin, wo Sie es Ihrem Notfallverantwortlichen auch mitgeteilt haben.
Dieser Ort muss nicht abschließbar und nicht allzu geheim sein,
denn in dem Roten Ordner teilen Sie keine Vermögens- oder persönliche Informationen mit.

(Eine Ausnahme gibt es, nämlich die, dass der Notfallverantwortliche eine überraschende Wahl ist und dies für Unfrieden sorgen würde.
Mir persönlich ist es aber lieber, dass die Chance auf Hilfe im Notfall groß ist
als dass vielleicht jemand, der es nicht sollte, mal in den Notfallordner schaut.)

2.3
Die Notfallverantwortlichen werden instruiert

Übergeben Sie Ihren Notfallverantwortlichen in einem persönlichen Gespräch bitte ein Blatt,
das ungefähr folgenden Inhalt hat:

„Dies ist mein Informationsblatt für Dich, meinen Hauptverantwortlichen in einem Notfall.

Bitte lies es
und bewahre es so auf,
dass du es im Ernstfall sofort findest

Du stehst auf meiner Notfallkarte, weil ich dir vertraue.
Wenn ein Notfall eintritt, bist du der erste Ansprechpartner.

Ich danke Dir noch einmal von Herzen, dass Du das für mich übernimmst.
Ich bin mir sicher, dass Du alles in meinem Sinne regelst.

Worum es geht ?

Ich wünsche mir, dass Du in einem Notfall für mich handelst.

Dabei musst Du nichts erraten.
Ich habe einen schmalen Roten Ordner mit der Aufschrift
„Meine Anweisungen für den Notfall“.

Darin findest Du all das, was Du für den Notfall brauchst:

• Liste der Menschen, die bitte informiert und integriert werden,
• ein Notfallblatt (1 Seite) mit dem, was in den ersten Stunden und Tagen zu tun ist,
• Originale von Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Nennung des Bankkontos,
  über das der Bevollmächtigte im Notfall verfügen kann.

Diesen Ordner findest Du:

Den Schlüssel zu meinem Haus hat:

Folgende Person(en) sind nach Dir, wenn Du verhindert bist,
informiert und könnten übernehmen:

Meine Bitte:
Sorge bitte dafür, dass die Situation möglichst unter Deiner Kontrolle bleibt.
Besprich Dich mit den Anderen,
aber schlussendlich entscheidest Du.
Ich vertraue Dir.

Dein

3.
In 3 Schritten erfolgreich durch den Notfall

3.1
Die Notfallkarte beginnt der Notfallprozess

Die Notfallkarte ist eine rote Karte im Scheckkartenformat.

Sie ist dafür gemacht, dass sie gefunden wird,
Und dass die Personen, die auf der Karte genannt sind,
kontaktiert werden.

Deshalb sollten Sie mehrere Ausführungen dieser Karte haben.
Einmal für Ihr Portemonnaie, einmal im Auto, einmal im Schlüsselkasten,
einmal im Bad ….

Der Aufbau dieser Karte ist so simpel wie zweckmäßig.

Die Vorderseite steht:

im NOTFALL

Karte umdrehen und anrufen

Rückseite (maximal 3 Personen):

[Name] – [Telefon]
[Name] – [Telefon]
[Name] – [Telefon]

mit dem Text:
Bitte rufen Sie die Personen der Reihe nach an, bis Sie jemanden erreichen.
Informieren Sie ihn über den Notfall von ____________________________________.

Mehr nicht.

Die Scheckkarte soll nur eins tun, nämlich den ersten Stein umzustoßen.

3.2
Die Notfallverantwortlichen kommen zum Notfallordner und finden ihn sofort

Der Stein besteht darin, dass der Ordner von den richtigen Personen sofort gefunden wird.

Sie können alles richtig formulieren.
Wenn der Ordner im entscheidenden Moment nicht auftaucht, war es vergebene Liebesmüh.

Ein Notfallordner braucht einen festen Ort.
Und mindestens zwei Personen müssen diesen Ort kennen.

3.3
Sie handeln nach den Anweisungen,
die Sie im Notfallordner hinterlegt haben

Notfallblatt im Notfallordner, das ist der dritte Stein.

Ein Notfallblatt ist nur ein Blatt Papier.
Aber gefüllt mit den wichtigsten Informationen,
die Ihre Familie in einem Notfall braucht.
Und sofort alles verstehen kann.

Sie wird durch das Notfallblatt beruhigt und geführt.
Und ist dadurch sofort handlungsfähig.

Es beantwortet die im ersten Moment wichtigsten drei Fragen:

Wer muss noch kontaktiert werden und wer entscheidet für Sie ?
Was muss jetzt sofort passieren ?
Was wird in den ersten Stunden benötigt und wo findet man das ?

Mehr nicht.
Auch nicht weniger.

Und genau wegen dieser Konzentration auf das Wichtigste funktioniert es.

Einbettung in das System

Die Notfallbeherrschung ist Teil eines Systems.
Sie ist Baustein im Arlt’schen Vermögensordner.